KabarJakarta.com – Dokumen perusahaan bukan sekadar kelengkapan administrasi. Jika dikelola dengan baik, dokumen dapat menjadi sumber informasi, rujukan pengambilan keputusan, dan penopang kesinambungan operasional. Kesadaran inilah yang terus dibangun PT Transportasi Jakarta (Transjakarta) dalam memperkuat tata kelola kearsipan.
Direktur Utama PT Transportasi Jakarta, Welfizon Yuza, menegaskan bahwa perusahaan perlu menempatkan dokumen sebagai aset berharga, sejajar dengan aset fisik maupun keuangan. Cara pandang tersebut menjadi salah satu landasan Transjakarta dalam meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan hingga meraih predikat Terbaik Pertama kategori Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) untuk ketiga kalinya secara berturut-turut.
Pada penilaian tahun ini, Transjakarta memperoleh nilai 98,8 dengan predikat AA atau memuaskan. Nilai tersebut meningkat dibandingkan tahun sebelumnya yang mencapai 96,7. Empat tahun lalu, sebelum meraih posisi pertama, nilai perusahaan masih berada di angka 60,7.
“Ini untuk yang ketiga. Tahun lalu nilainya 96,7, tahun ini 98,8. Kalau 4 tahun lalu, sebelum kita juara, nilainya 60,7. Jadi, kenaikannya cukup drastis sekali dalam 3 tahun terakhir ini,” ujar Welfizon, Kamis (15/10).
Peningkatan tersebut mencerminkan perubahan dalam pendekatan perusahaan terhadap pengelolaan dokumen. Bagi Welfizon, keberhasilan tidak cukup diukur dari pencapaian nilai dalam penilaian tahunan, tetapi juga dari kesadaran seluruh jajaran untuk menjaga informasi yang dimiliki perusahaan.
“Pertama, kita melihat arsip itu sebagai aset. Jadi, aset tidak hanya aset fisik, kemudian aset keuangan, tapi dokumen atau arsip pun merupakan aset buat perusahaan,” katanya.
Menurut Welfizon, dokumen yang tertata dengan baik memiliki nilai strategis karena dapat digunakan sebagai sumber informasi dan referensi dalam menjalankan kegiatan perusahaan. Ketersediaan informasi yang jelas juga membantu perusahaan menelusuri keputusan maupun proses kerja yang telah dilakukan.
Dalam operasional perusahaan transportasi publik, kesinambungan informasi menjadi bagian penting dari tata kelola. Dokumen yang mudah ditemukan dan dapat dipertanggungjawabkan membantu menjaga keteraturan administrasi serta mendukung proses kerja ketika informasi terdahulu dibutuhkan kembali.
Karena itu, kesadaran untuk menjaga dokumen perlu dibangun sebagaimana perusahaan merawat aset lain yang dimilikinya.
“Kalau kita tahu ini adalah aset, pasti kita akan lebih menghargainya dan menjaga tata kelolanya. Sama seperti saat kita mengetahui bahwa finansial itu adalah aset. Semuanya kita jaga. Aset misalnya tanah, depo, dan segala macam aset, kita harus merawatnya. Persepsi itu yang harus dibangun duluan,” jelasnya.
Sistem kerja dan SDM yang kompeten
Perubahan cara pandang tersebut diterapkan melalui penguatan sistem pengelolaan kearsipan. Transjakarta menyusun pedoman, prosedur, dan instruksi kerja sebagai acuan bagi seluruh jajaran dalam menangani dokumen perusahaan.
Perangkat tersebut diperlukan agar proses pengelolaan berjalan secara terstruktur dan tidak bergantung pada kebiasaan masing-masing individu. Dengan standar kerja yang jelas, perusahaan dapat menjaga konsistensi pelaksanaan sekaligus memastikan penanganan dokumen sesuai ketentuan.
Selain memperkuat prosedur, Transjakarta menyiapkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Perusahaan memastikan adanya tenaga khusus yang bertanggung jawab menangani bidang tersebut.
Keberadaan tenaga kompeten menjadi bagian penting dalam mendukung pelaksanaan tata kelola secara berkelanjutan. Sistem yang baik membutuhkan personel yang memahami tugas dan mampu menjalankan prosedur secara tepat.
Upaya tersebut juga didukung pendampingan dan supervisi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) DKI Jakarta serta Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dukungan kedua lembaga membantu Transjakarta menerapkan standar pengelolaan sesuai ketentuan yang berlaku.
Konsistensi 3 kali juara
Setelah tiga kali berturut-turut meraih peringkat pertama, tantangan berikutnya adalah mempertahankan kualitas pengelolaan yang telah dibangun. Transjakarta perlu memastikan bahwa pedoman dan prosedur tidak berhenti sebagai dokumen formal, tetapi benar-benar diterapkan dalam kegiatan sehari-hari.
Welfizon menilai, konsistensi menjadi kunci untuk menjaga capaian tersebut. Menurutnya, ketentuan yang diperlukan sudah tersedia sehingga perusahaan tinggal memastikan pelaksanaannya berjalan secara berkesinambungan.
“Harus djaga konsistensinya. Sebenarnya tata kelola, terus kemudian prosedur. Ketentuan itu semuanya sudah diatur oleh Dinas Arsip dan juga ANRI, kita cuma menjalankan secara konsisten,” terangnya.
Penghargaan kepada Transjakarta menjadi bagian dari Festival Pusta Karsa (Perpustakaan, Kearsipan dan Sastra) Tahun 2026 yang berlangsung di Taman Ismail Marzuki pada 14–22 Oktober 2026. Kegiatan ini menjadi bentuk apresiasi kepada perangkat daerah dan BUMD yang aktif meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan.
Bagi Transjakarta, capaian tersebut bukan hanya tentang mempertahankan predikat terbaik. Lebih dari itu, perusahaan perlu memastikan bahwa dokumen yang dimiliki tetap terjaga dan dapat dimanfaatkan untuk mendukung operasional, menjaga kesinambungan informasi, serta memperkuat tata kelola perusahaan.
